Diez puntos clave para llevar una administración eficiente
Sobre el Autor
El autor de este manual para crear el modelo financiero de tu empresa es Alejandro Omar Montes de Oca Noriega, Licenciado en Economía, y titulado con mención honorífica por la UNAM, ha trabajado en diferentes industrias como la financiera, hotelería, renta de autos, construcción, entre otras; en donde ha ocupado cargos operativos, gerenciales y de dirección, entendiendo los diferentes roles y niveles en los modelos de negocio. Tiene más de cinco años impartiendo cursos de Excel a nivel empresarial, capacitando a más de 200 alumnos. Actualmente es CEO y fundador junto con Florencia Schiaffino de MS Innovation, empresa de capacitación y consultoría enfocada en ayudar a las personas y empresas a capacitarse y mejorar en temas de administración, finanzas, análisis de datos, automatización y emprendimiento.
Introducción
¡Hola! Bienvenido, el hecho de que estés leyendo esto nos indica que eres una persona emprendedora, no importa si estás por empezar o ya tienes una empresa en marcha, este manual para crear el modelo financiero de tu empresa lo hicimos para ti, emprendedor, que sabemos los retos a los que te enfrentas en cuanto a la administración de tu empresa se refiere, y que quisieras tener más claro que hacer para lograr una situación financiera sana; enfocando más tu tiempo desarrollando nuevas ideas y haciendo crecer el negocio.
Imagina que estás perdido en la selva y que tienes que encontrar la manera de sobrevivir y salir de ella, si bien el tener un mapa no te garantiza que sobrevivas, seguro te ayudará a aumentar tus probabilidades de hacerlo ya que te ahorrará tiempo y recursos, así como evitar situaciones de peligro que pongan en riesgo tu vida.
Crear el modelo financiero de tu empresa es como si tuvieras un mapa de cómo funcionará en el día a día tu empresa y de cómo afectarán distintas variables en los resultados. Si bien es muy probable que muchos escenarios no se cumplan, es fundamental contar con una ruta que te lleve por los mejores caminos.
Dicho esto, y sin echarte tanto rollo, te dejamos diez puntos clave para crear el modelo financiero de tu empresa y una breve explicación de cómo llevarlos a cabo para que puedas ponerte en marcha cuanto antes y llevar a tu empresa al siguiente nivel.
Te deseamos el mejor de los éxitos.
1. Crea una lista de tus productos o servicios.
Recuerda escribir y detallar sus características como capacidad o peso, tamaño del envase, y en el caso de que sea un servicio, una descripción breve pero concisa sobre lo que abarca tal servicio. Es muy importante que establezcas un precio de salida al mercado y si ya lo tiene y ya está en el mercado, hagas un análisis de “Benchmarking”[1]. En caso de que tu producto o servicio sea muy particular, haz una comparación con productos o servicios similares solo para tener un punto de referencia.
[1]¿Qué es el benchmarking? https://www.entrepreneur.com/article/265507
2. Detecta todos tus egresos.
Toma en cuenta todos los egresos en los que incurres al fabricar tu producto o al brindar tu servicio.
Enlístalos y calcula el costo unitario, es decir la cantidad o parte proporcional requerida para fabricar una pieza o brindar o un servicio. Por ejemplo, para el caso de un restaurante, desglosa las recetas de cada platillo por ingredientes y calcula la cantidad que requieres de cada uno. Por el momento no te preocupes en asignarles una categoría de acuerdo con si son costos, gastos, fijos, variables, directos o indirectos. Eso lo harás más adelante.
3. Genera tu inventario.
Realiza una lista con la cantidad de insumos que necesitas comprar o que ya tienes comprada y agrega el precio y número de unidades que tienes. Esto para poder saber el valor que tienes invertido ahí e, igual de importante, el costo que representará de acuerdo con el precio que pagaste por ellos. Por último, podrás determinar la cantidad restante después de cada jornada de producción. Adicionalmente lleva un registro de las compras cada vez que acudas a reabastecer tu inventario, con el precio y cantidad exactos que adquiriste de cada insumo.
4. Producción y venta.
Piensa en la capacidad de producción que tienes de acuerdo con la capacidad instalada de mesas, máquinas, hornos, horas de trabajo, etc. En Economía, a este término se le llama la “Frontera de Posibilidades de Producción” (FPP)[1]. Es fundamental conocerla ya que determinará el límite que tienes para poder generar ingresos. Utiliza el listado del punto uno y agrega una columna con la cantidad producida y otra columna con la cantidad vendida. Por último, obtén la diferencia entre la cantidad producida menos la cantidad vendida. Esto te dirá el exceso/falta de oferta o demanda que presenta cada uno de tus productos y con esto podrás realizar ajustes en la cantidad o el precio.
5. Categoriza tus egresos en costos y gastos.
Recuerda que los costos son todos aquellos que de alguna manera tienen una relación directa con la producción del producto o servicio. Y los gastos son aquellos en que su relación es más indirecta. En la práctica esta categorización puede ser muy ambigua y no hay una regla que diga qué debe ser categorizado como costo y qué como gasto; cada empresa realiza sus categorizaciones de acuerdo con los estándares de la industria y a sus condiciones propias. Aquí te dejamos un ejemplo de cómo podrías realizar esta categorización en el caso de una pizzería. Costos: todos los ingredientes utilizados para cocinar las pizzas. Gastos: Renta local, la nómina, luz, agua, gas, etc.
6. Determina el punto de equilibrio.
El punto de equilibrio es aquel en donde los ingresos son iguales a los egresos y por ende la utilidad es cero. Determinar este punto es de vital importancia ya que nos da un punto de partida y de comparación para darnos una mejor idea del momento que vive la empresa. Para determinarlo debes armar una tabla en donde establezcas distintas cantidades de producción de tu servicio a un precio determinado, con eso obtendrás las ventas.
Después debes obtener el costo total a partir del costo unitario multiplicado por la cantidad producida a tal nivel y sumarle el total de gastos. Restando el costo total a las ventas podrás obtener la utilidad. Calcula esto con diferentes cantidades de producción empezando de menos a más hasta que alcances el punto en que las utilidades sean positivas. El punto de equilibrio estará entre el nivel en donde la utilidad es negativa y se torna positiva.
7. Nómina
Si planeas emplear personal o ya cuentas con personal empleado, es fundamental que tengas una administración puntual de la nómina. Para analizar si debes contratar a más personal y conocer si la empresa puede soportarlo, te recomendamos que elabores una tabla de nómina. Esta se crea simplemente enlistando a tu personal, el puesto que ocupan, si están subcontratados a través de otra empresa o directamente con la tuya, el sueldo mensual y calcular el costo social, esquema de comisiones y comisión de la pagadora (en caso de que tengas subcontratados) y así determinar lo que en realidad te costará ese empleado extra que estás pensando contratar. A grandes rasgos y en México, se estima que el costo social (lo que estás obligado a pagar para darle seguridad social al trabajador entre otros aspectos) es de un 30% de lo que le pagarás al empleado[1].
[1] Cabe mencionar que este estimado es una mera aproximación para hacer un cálculo de manera rápida, sin embargo, para realizar el cálculo correcto es necesario tomar en cuenta muchos factores. Si quisieras conocer exactamente cómo hacer este cálculo nosotros te podemos ayudar.
8. Inversión y financiamiento.
Hay veces que como emprendedores nos damos cuenta de que es necesario realizar una inversión para que nuestra empresa siga creciendo, o simplemente para echarla a andar. En este aspecto, es fundamental saber cómo funciona un crédito bancario y conocer los conceptos alrededor de este tema. Lo anterior con la finalidad de entender cuánto terminaremos pagando por un crédito que pidamos y poder comparar con diferentes opciones que se nos presenten en el proceso.
Si necesitas hacer una inversión, determina el monto que requieras y después acércate con algún banco para que te coticen un financiamiento, te darán algunas opciones con tasa de interés, plazo y tipo de financiamiento, después te pedirán una serie de documentos para armar el expediente de tu empresa. Recuerda que es fundamental armar un buen expediente, es decir tener la información completa y bien organizada, esto influirá en la aprobación del crédito. Ya que tengas alguna opción, es necesario que pidas la tabla de amortización para que sepas exactamente cuánto terminarás pagado de acuerdo con el plazo y tasa de interés ofrecida.
9. Estados Financieros.
Es fundamental que lleves el registro de todas las transacciones de tu empresa. Para esto requerirás llevar una contabilidad. Aunque no cuentes con una contabilidad propiamente dicha, si llevas el registro de todas las operaciones de la empresa que impliquen un movimiento de dinero (ingreso o egreso) puedes armar los Estados Financieros básicos que son:
Estado de Resultados. Para crear este estado financiero es necesario que sumes todas las ventas en un periodo y cualquier otro ingreso que haya tenido la empresa. Después le restarás los costos, y el resultado es tu utilidad bruta. A la utilidad bruta debes restarle los gastos y con esto obtendrás la utilidad operativa que es la que nos indica si la empresa es rentable o no.
Balance General. Es una fotografía de la empresa y nos indica lo que tenemos en activos, lo que debemos (pasivos) y el patrimonio de la empresa (capital).
10. Flujo de efectivo y calendario financiero.
La correcta gestión financiera de cualquier empresa parte fundamentalmente del manejo del flujo de efectivo para procurar que la operación de la empresa sea de manera continua y garantizar el pago de las obligaciones a tiempo para poder seguir con la continuidad del negocio.
Para llevar un buen control del flujo de efectivo es fundamental que se elabore un presupuesto, que, si bien en la práctica solo sirve para no cumplirlo, nos da un punto de referencia de los límites que establecemos en cada rubro y nos ayuda a planear el futuro del negocio. Después, con el registro que lleves de cada transacción, asigna una categoría de acuerdo con el tipo de gasto y suma los totales de cada rubro por mes. Estos no deben ser mayores al presupuesto asignado para cada rubro, calcula la diferencia entre lo gastado y el presupuesto, repite el proceso cada mes y lleva un control de en qué rubros estás gastando más de lo presupuestado y en cuáles estás generando un ahorro.
Por último, elabora un calendario financiero que no es otra cosa que un calendario de pagos en donde proyectamos a corto plazo los ingresos de dinero que la empresa está próxima a recibir y las salidas de dinero que tendrán lugar durante el mes. El jugar con estas fechas te permite realizar diversos escenarios para poder planear cuándo es posible realizar un pago y cuándo tienes que postergarlo para no comprometer la liquidez de la empresa.
Conclusión
¡Listo! Ya tienes un mapa y solamente hace falta diseñar la mejor ruta para llegar a una situación en donde tu empresa tenga una administración eficiente y goce de una situación financiera sana.
Estoy seguro que trabajando con este manual crear el modelo financiero de tu empresa, lograrás tu objetivo. Por otro lado, también es muy probable que surjan muchas dudas en el camino, por esto te recomiendo repasar este manual y cuando así lo decidas y quieras diseñar el modelo financiero de tu empresa de la mejor manera, tengo una propuesta para ti.
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